Kintlévőség-kezelés üzleti ügyfelek számára

A késedelmes vagy teljesen elmaradó fizetések sok cég számára gondot okoznak. A kintlévőségek nem kell, hogy feltétlenül üzleti veszteséget jelentsenek, a károk mérséklésére egyre több vállalat – nemcsak bankok – veszi igénybe a kintlévőség-kezelő szolgáltatásokat.

Magyarországon felmérések szerint a számlák közel felét késve fizetik be, a pénzügyi tervezéskor legtöbb cég eleve számol azzal, hogy a bevételei bizonyos százalékát csak később kapja majd meg – egy ügyfelünk felénk fennálló tartozását nevezzük kintlévőségnek. Probléma akkor adódik, ha a tartozás már jóval a határidő lejárta után is fennáll, hiszen így előfordulhat, hogy mi sem tudjuk időben kifizetni a saját költségeinket. A szűkebb értelemben vett kintlévőség-kezelés célja annak az elkerülése, akár már a szerződéskötést megelőzően, hogy az ügyfél ne, vagy túl későn fizessen (gyakran célja az ügyfél megtartása, a jó ügyfélkapcsolat fenntartása is). A követeléskezelés lényege a már lejárt határidejű tartozások visszafizettetése, akár jogi úton.

Hogyan lehet megelőzni a kintlévőség felhalmozódását?

A kintlévőségek felhalmozását több eszközzel is megelőzhetjük. A legfontosabb, hogy minden üzletről legyen megfelelő írásbeli szerződés, amelyben pontosan szerepel a vételár, a megrendelt termék vagy szolgáltatás és a fizetési határidő. Szükség esetén a szerződéssel jogszerűen bizonyítható a tartozás ténye, de szerződés hiányában bizonyító erejű lehet az írásbeli megrendelés és az arra érkezett válasz, illetve a kiállított számla is. Ezzel szemben egy csak szóban megkötött megállapodást nehéz igazolni. Egy írásbeli szerződés ösztönzi a fizetési hajlandóságot, és valójában mindkét fél érdekeit védi, hiszen, ha például a megrendelő fizet előbb, és mi késlekedünk a termékkel vagy szolgáltatással, ő szintén ezzel érvényesítheti saját jogos igényét.

Szintén fontos a tartozások és az aktuális, rendszeresen frissített elérhetőségi adatok nyilvántartása saját adatbázisunkban. Ehhez ma már több digitális alkalmazás is használható, amelyek automatikusan figyelmeztetik az ügyfelet is, hogy közeleg a fizetési határidő. A megelőzéshez tartozik az is, hogy olyan ügyfélkört építsünk ki, akik fizetési szempontból megbízhatók. Ebben akár követeléskezelő cégek is segíthetnek azzal, hogy például ellenőrizhetik céges ügyfelek megbízhatóságát. Az időben történő fizetést ösztönözhetjük azzal is, ha valamennyi engedményt biztosítunk, ha az ügyfél egy bizonyos határidőn belül fizet.

A megelőzés és a kintlévőségek mihamarabbi kezelése azért is rendkívül fontos, mert a tapasztalat az, hogy minél tovább húzódik egy kintlévőség, annál nagyobb az esély arra, hogy a kintlévőségből veszteség lesz.

Miért fontos a kintlévőségek kezelése?

Kintlévőségek több okból is felhalmozódhatnak, felmérések szerint a leggyakrabban az ügyfél pénzügyi nehézségei jelentik a problémát (amit az üzleti szférában sokszor szintén kintlévőség okozott). Máskor a nehézkes adminisztráció miatt késik a fizetés, és ritkán előfordul, hogy az ügyfél azért nem fizet, mert elégedetlen a szolgáltatással vagy termékkel.

A sokáig húzódó késedelmes kifizetés azért okozhat gondokat, mert a vállalatoknak maguknak is fizetniük kell például a beszállítóiknak, így előfordulhat, hogy tartozások láncolata jön létre, melynek áldozatai jellemzően szűkös erőforrással rendelkező, vagy követeléskezelési stratégiával nem rendelkező cégek. Súlyos esetben olyan, nem halasztható költségek megfizetését is nehezíthetik a kintlévőségek, mint az adók vagy az alkalmazottak bérei. A késő fizetések sok cég növekedését is ellehetetlenítik, hiszen előfordulhat, hogy nem tudnak a megfelelő időben befektetni egy összeget.

Kintlévőség-kezelő szolgáltatás igénybe vételére akkor lehet szükség, ha a cégünk gyakran ad terméket vagy szolgáltatást úgy, hogy az árát nem kapja készhez egyből. A credit-management szolgáltatók gyakori partnerei a hitelintézeteknek, de együtt dolgoznak velük például az telekommunikációs szolgáltatásokat árusító cégek is, akik lehetővé teszik a részletfizetést vagy az utalással történő utánvételt  egy bizonyoshatáridőn belül. Külsős cég segítségére általában akkor van szükség, ha az ügyfelet nem tudjuk elérni a megadott címeken vagy telefonszámon, vagy nem fizet, hiába figyelmeztetjük, hogy lejárt a határidő.

Kintlévőség-kezelés folyamata az Intrummal

Az Intrum, Európa piacvezető követeléskezelő vállalata sokféle szolgáltatással segít a cégeknek, hogy megelőzzék a kintlévőségeik felgyűlését, és kézhez kaphassák az elmaradt bevételeiket.

A megelőzés érdekében az Intrum ügyfelei használhatják a névhasználati szolgáltatást, mely egy elektronikus pecséttel hívja fel a partnerek figyelmét, miszerint az adott cég követeléskezelővel dolgozik. Ez az információ tartozástól függetlenül már a számla kiállításakor feltüntetésre kerül. Az úgynevezett emlékeztető szolgáltatás a fizetési határidőt nem mindig pontosan betartó, esetleg gyakran későn fizető ügyfelek megkeresését jelenti. Sok cég saját alkalmazottjaira bízza ezt a feladatot, jellemzően a számlázást végző, vagy értékesítő kollégákra. Ez azonban túl sok munkaidőt és energiát vehet el tőlük a napi teendőik mellett, különösen, ha a kintlévőségek elaprózódtak, azaz sok, kis összeggel tartozó ügyfelet kell megkeresni. Érdemes lehet ezért az Intrumot megbízni a feladattal, már csak azért is, mert a cég ügyfélszolgálatán olyan emberek dolgoznak, akiknek jelentős gyakorlata van az adós ügyfelek megkeresésében, a korrekt ügyfélkapcsolatok kiépítésében. Ez egy cég számára segíthet abban is, hogy ne veszítsen el visszatérő, de épp fizetési gondokkal küzdő ügyfeleket. Az Intrum munkatársainak célja felderíteni a nemfizetés okát, melyre ezt követően közösen keresnek megoldást. Az Intrum egy multinacionális vállaltként 24 saját kirendeltséggel és ezen felül globális partneri hálózattal rendelkezik, ami hatalmas előnyt jelent a nemzetközi késve fizetések kezelésénél. Egy magyar vállalat számára sok gondot okozhatnak a külföldi kintlévőségek a nyelvi nehézségek, jogi félreértések miatt. Ilyen esetben sokat segíthet egy nemzetközi partner, aki ha kell, be tudja vonni saját, külföldi munkatársait, akik jól ismerik az adott ország szabályait és beszélik a helyi nyelvet is.

Amennyiben a számla határideje lejárt, miközben az ügyfél a megkeresések ellenére sem fizetett, esetleg elérni sem lehet, jogi követeléskezelési eljárásra lehet szükség. Az Intrum ebben is segítséget nyújthat: elkészíti a fizetési meghagyást, segít a jogi eljárás kezdeményezésében, és képviseli a cégünket a végrehajtás, vagy felszámolás során. Mivel ilyenkor a folyamaton teljes egészében az Intrum szakértői vezetik végig a céget, ezzel a jogi tanácsadói költségeken jelentősen spórolhatunk.